Privacy Policy
Effective date: 19 June 2026
The short version:
- Your voice is transcribed on the fly, then immediately discarded. No audio recording is ever kept.
- We never sell your data and never use it to train AI.
- We keep only what's needed to run your subscription: your account email, your license/subscription status, and usage counters (word counts, billed seconds). Never the text you dictate.
- An optional 100% local, offline mode keeps everything on your machine.
This policy explains what data W-Voice processes, why, and the choices you have. We follow the EU General Data Protection Regulation (GDPR).
1. Who we are
W-Voice ("we", "us") is the voice-dictation software described at this site. The data controller is [LEGAL NAME], [ADDRESS / COUNTRY]. For any privacy question or to exercise your rights, contact [CONTACT EMAIL].
2. Core principle: your voice is never kept
When you hold the shortcut and speak, your audio is sent to an AI transcription engine only for the moment needed to produce text, then immediately deleted.
- No audio recording is stored.
- Audio is never sold or shared for advertising.
- Neither your audio nor your dictated text is ever used to train any model.
- The dictated text passes through only to be inserted on your device; it is not stored on our servers.
A 100% local, offline mode is available on computers with a compatible recent GPU. In that mode, no data leaves your machine.
3. What we collect and why
| Data | Purpose | Legal basis | Retention |
|---|---|---|---|
| Account email & authentication (sign-up / sign-in) | Create and secure your W-Voice account | Contract (Art. 6.1.b) | While your account exists, then deleted |
| License / subscription status, last check date | Activate the software, verify your subscription, prevent fraud | Contract; legitimate interest (Art. 6.1.b / 6.1.f) | Subscription term + up to 3 years |
| Usage counters: word count, billed seconds, request id, timestamp | Measure usage, bill correctly, security and maintenance | Contract; legitimate interest | Up to 13 months |
| Support email content | Answer your requests | Legitimate interest (Art. 6.1.f) | Up to 3 years after last contact |
Your dictated text and audio are in none of these categories — they are not stored. Payment data (billing identity, payment method, amount) is collected and processed by Polar as our payment provider (see section 5).
4. No required tracking
We do not run advertising trackers and do not build behavioral profiles. The website uses only the strictly necessary technical storage to remember your language and (if applicable) your session.
5. Service providers
We share data only with providers acting on our instructions, each under a data-processing agreement:
- Supabase — account and database hosting (account, license, usage counters), hosted in the European Union.
- Cloudflare, Inc. — application infrastructure and network security.
- Polar Software Inc. — payment and billing. Polar acts as Merchant of Record and as an independent controller for payment data; its own privacy policy applies.
- A third-party AI transcription provider — receives your audio only for the instant of transcription, under contractual terms forbidding storage and training on your content.
We never sell your data to third parties.
6. International transfers
The database (Supabase) is hosted in the EU. Some providers (e.g. Cloudflare, Polar) may process data from outside the EU, including the United States. Such transfers are covered by appropriate safeguards under Chapter V GDPR (Standard Contractual Clauses and/or the EU–US Data Privacy Framework where the provider is certified).
7. Security
We apply appropriate technical and organizational measures: encryption in transit (HTTPS/TLS), immediate deletion of audio after transcription, data minimization, and access control. If a data breach is likely to create a risk to your rights, we notify the competent authority and, where required, the people affected.
8. Your rights
Under the GDPR you can request: access, rectification, erasure, restriction, objection, and portability of your data. To exercise them, email [CONTACT EMAIL]; we reply within one month. You may also lodge a complaint with your data protection authority (in France, the CNIL — www.cnil.fr).
9. Changes
We may update this policy. The effective date above reflects the latest version; significant changes will be signaled by an appropriate means.
Politique de confidentialité
Date d'effet : 19 juin 2026
En clair, l'essentiel :
- Ta voix est transcrite à la volée, puis immédiatement jetée. Aucun enregistrement audio n'est conservé.
- Nous ne revendons jamais tes données et ne les utilisons jamais pour entraîner une IA.
- Nous gardons seulement le nécessaire à ton abonnement : ton email de compte, ton statut de licence/abonnement et des compteurs d'usage (nombre de mots, secondes facturées). Jamais le texte que tu dictes.
- Un mode 100 % local et hors-ligne garde tout sur ta machine.
Cette politique décrit les données que W-Voice traite, pourquoi, et les choix dont tu disposes, conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD).
1. Qui sommes-nous
W-Voice (« nous ») est le logiciel de dictée vocale présenté sur ce site. Le responsable du traitement est [NOM LÉGAL], [ADRESSE / PAYS]. Pour toute question ou pour exercer tes droits, écris à [EMAIL DE CONTACT].
2. Principe fondamental : ta voix n'est jamais conservée
Quand tu maintiens le raccourci et parles, ton audio est transmis à un moteur de transcription par IA le temps strict de produire le texte, puis immédiatement supprimé.
- Aucun enregistrement audio n'est conservé.
- L'audio n'est jamais revendu ni cédé à des fins publicitaires.
- Ni ton audio ni ton texte dicté ne servent à entraîner un quelconque modèle.
- Le texte dicté ne transite que pour être inséré sur ton poste ; il n'est pas stocké sur nos serveurs.
Un mode 100 % local et hors-ligne est disponible sur les ordinateurs équipés d'un GPU compatible récent. Dans ce mode, aucune donnée ne quitte ta machine.
3. Ce que nous collectons et pourquoi
| Donnée | Finalité | Base légale | Conservation |
|---|---|---|---|
| Email de compte & authentification (inscription / connexion) | Créer et sécuriser ton compte W-Voice | Contrat (art. 6.1.b) | Tant que le compte existe, puis suppression |
| Statut de licence / abonnement, date de dernière vérification | Activer le logiciel, vérifier l'abonnement, prévenir la fraude | Contrat ; intérêt légitime (art. 6.1.b / 6.1.f) | Durée de l'abonnement + jusqu'à 3 ans |
| Compteurs d'usage : nombre de mots, secondes facturées, identifiant de requête, horodatage | Mesurer l'usage, facturer correctement, sécurité et maintenance | Contrat ; intérêt légitime | Jusqu'à 13 mois |
| Contenu des emails d'assistance | Répondre à tes demandes | Intérêt légitime (art. 6.1.f) | Jusqu'à 3 ans après le dernier contact |
Ton texte dicté et ton audio ne figurent dans aucune de ces catégories : ils ne sont pas stockés. Les données de paiement (identité de facturation, moyen de paiement, montant) sont collectées et traitées par Polar, notre prestataire de paiement (voir section 5).
4. Aucun pistage imposé
Nous n'utilisons pas de traceurs publicitaires et ne construisons pas de profils comportementaux. Le site n'utilise que le stockage technique strictement nécessaire pour mémoriser ta langue et, le cas échéant, ta session.
5. Prestataires
Nous ne partageons des données qu'avec des prestataires agissant sur nos instructions, chacun encadré par un accord de traitement (DPA) :
- Supabase — hébergement du compte et de la base de données (compte, licence, compteurs d'usage), dans l'Union européenne.
- Cloudflare, Inc. — infrastructure applicative et sécurité réseau.
- Polar Software Inc. — paiement et facturation. Polar agit comme revendeur officiel (Merchant of Record) et responsable de traitement autonome pour les données de paiement ; sa propre politique s'applique.
- Un prestataire de transcription par IA tiers — reçoit ton audio uniquement le temps de la transcription, sous des conditions contractuelles interdisant le stockage et l'entraînement sur ton contenu.
Nous ne vendons jamais tes données.
6. Transferts hors UE
La base de données (Supabase) est hébergée dans l'UE. Certains prestataires (Cloudflare, Polar) peuvent traiter des données hors UE, notamment aux États-Unis. Ces transferts sont encadrés par les garanties appropriées du chapitre V du RGPD (clauses contractuelles types et/ou Data Privacy Framework UE–États-Unis lorsque le prestataire y est certifié).
7. Sécurité
Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées : chiffrement en transit (HTTPS/TLS), suppression immédiate de l'audio après transcription, minimisation des données, cloisonnement des accès. En cas de violation susceptible d'engendrer un risque pour tes droits, nous notifions l'autorité compétente et, le cas échéant, les personnes concernées.
8. Tes droits
Conformément au RGPD, tu peux demander l'accès, la rectification, l'effacement, la limitation, l'opposition et la portabilité de tes données. Pour les exercer, écris à [EMAIL DE CONTACT] ; nous répondons sous un mois. Tu peux aussi saisir l'autorité de protection des données (en France, la CNIL — www.cnil.fr).
9. Modifications
Cette politique peut évoluer. La date d'effet ci-dessus correspond à la dernière version ; les changements importants seront signalés par un moyen approprié.